Tuesday, 20/10/2020 - 07:28|
Chào mừng bạn đến với cổng thông tin điện tử của Trường THCS Mỹ Hội

Hướng dẫn chi tiết sử dụng office 2007-huong-dan-chi-tiet-su-dung-office-2007-6815272.html

 26/12/2011, 16:49
Đào tạo Microsoft® Office Excel® 2007Tạo sổ làm việc đầu tiên của bạnNội dung khoá họcTổng quan: Bắt đầu từ đâu?Bài 1: Làm quen với sổ làm việcBài 2: Nhập dữ liệuBài 3: Sửa dữ liệu và xem lại trang tínhMỗi bài học bao gồm một danh sách các nhiệm vụ được đề xuất và một tập các câu hỏi kiểm tra.Tổng quan: Bắt đầu từ đâu?Bạn được yêu cầu nhập dữ liệu trong Excel 2007, nhưng bạn chưa bao giờ làm việc với Excel. Bạn bắt đầu từ đâu?Hoặc có lẽ bạn đã làm việc với Excel nhưng vẫn tự hỏi làm thế nào để thực hiện một số chức năng cơ bản như nhập và soạn thảo văn bản và số, hoặc thêm và xóa bỏ cột và hàng. Tại đây bạn sẽ học những kĩ năng mà bạn cần để làm việc trong Excel, nhanh và với một chút phấn khích. Mục tiêu của khoá học Tạo một sổ làm việc mới.Nhập văn bản và số.Sửa văn bản và số.Chèn và xoá bỏ cột và hàng.Bài 1Làm quen với sổ làm việcLàm quen với sổ làm việcKhi bạn chạy Excel, bạn nhìn trực diện với một lưới rất lớn, rỗng được tạo từ các cột, hàng và ô.Nếu bạn là “lính mới” đối với Excel, bạn có thể tự hỏi phải làm gì tiếp theo. Do vậy, khoá học này sẽ bắt đầu bằng việc giúp bạn thấy thoải mái quen thuộc với một vài khái niệm cơ bản của Excel để hướng dẫn bạn khi nhập dữ liệu trong Excel. Ruy-băngDải trải dài ở đỉnh của cửa sổ Excel 2007 được gọi là Ruy-băng. Ruy-băng được làm nên từ các tab khác nhau, mỗi tab liên quan tới những loại cụ thể của công việc mà mọi người làm trong Excel. Bạn bấm vào tab ở đỉnh của Ruy-băng để thấy những lệnh khác nhau trên mỗi tab. ChènXoá bỏĐịnh dạngÔSoạn thảoTrang đầuSắp xếp & LọcRuy-băngTab Trang đầu, đầu tiên bên trái, chứa các lệnh thường được dùng nhất hàng ngày. Ruy-băng trải dài trên đỉnh của cửa sổ Excel.Các lệnh trên Ruy-băng được tổ chức theo các nhóm nhỏ có liên quan. Thí dụ, các lệnh để làm việc với nội dung của ô được nhóm với nhau trong nhóm Soạn thảo và các lệnh để làm việc với bản thân các ô nằm ở trong nhóm Ô. Hình ảnh này minh họa các lệnh của tab Trang đầu trên Ruy-băng.ChènXoá bỏĐịnh dạngÔSoạn thảoTrang đầuSắp xếp & LọcSổ làm việc và trang tínhSổ làm việc đầu tiên bạn sẽ mở được gọi là Book1. Tiêu đề này xuất hiện trong thanh ở đỉnh của cửa sổ cho tới khi bạn lưu sổ làm việc với tiêu đề của riêng bạn.Hình ảnh đang thể hiển một trang tính trống trong một sổ làm việc mới.Book1 – Microsoft ExcelSheet1Sheet2Sheet3Khi bạn khởi động Excel, bạn sẽ mở một tệp được gọi là sổ làm việc. Mỗi sổ làm việc mới có ba trang tính mà bạn nhập dữ liệu vào. Sau đây là cách làm.Sổ làm việc và trang tínhKhi bạn khởi động Excel, bạn sẽ mở một tệp được gọi là sổ làm việc. Mỗi sổ làm việc mới có ba trang tính mà bạn nhập dữ liệu vào. Các tab Trang tính xuất hiện ở đáy của cửa sổ. Đó là nơi thuận tiện cho bạn đổi tên các tab trang tính để dễ nhận diện thông tin trên mỗi trang tính hơn. Hình ảnh đang thể hiển một trang tính trống trong một sổ làm việc mới.Sau đây là cách làm.Book1 – Microsoft ExcelSheet1Sheet2Sheet3Sổ làm việc và trang tínhBạn cũng có thể băn khoăn tự hỏi làm thế nào để tạo sổ làm việc mới.Bấm vào Nút Microsoft Office trong phần góc trên bên trái của cửa sổ.Sau đây là cách làm.Bấm Mới.Trong cửa sổ Sổ làm việc Mới, bấm Sổ làm việc Trống. Book1 – Microsoft ExcelSheet1Sheet2Sheet3Cột, hàng và ôTrang tính được chia thành cột, hàng và ô. Đó là lưới bạn nhìn thấy khi bạn mở một sổ làm việc.Các cột đi từ đỉnh đến đáy của trang tính, theo chiều dọc. Mỗi cột có một đầu đề chữ cái ở đỉnh.Các hàng đi ngang trang tính, theo chiều ngang. Mỗi hàng cũng có một đầu đề. Đầu đề hàng là số, từ 1 cho đến 1.048.576. Cột, hàng và ôTrang tính được chia thành cột, hàng và ô. Đó là lưới bạn nhìn thấy khi bạn mở một sổ làm việc.Các đầu đề theo bảng chữ cái trên cột và đầu đề số trên hàng nói cho bạn biết bạn ở đâu trong trang tính khi bạn bấm vào một ô. Các đề mục kết hợp lại để tạo ra địa chỉ của ô. Thí dụ, ô giao nhau của cột A và hàng 3 được gọi là ô A3. Điều này cũng được gọi là tham chiếu ô.Ô là nơi dữ liệu được đưa vàoÔ là nơi bạn bắt đầu với công việc và nhập dữ liệu vào một trang tính. Hình ảnh bên trái thể hiện những gì bạn thấy khi bạn mở một sổ làm việc. Ô đầu tiên trong góc trên bên trái của trang tính được gọi là ô hiện hoạt. Nó được viền khung đen, chỉ ra rằng mọi dữ liệu bạn nhập sẽ ở đấy. Ô là nơi dữ liệu được đưa vàoBạn có thể nhập dữ liệu bất cứ khi nào bạn muốn bằng cách bấm vào bất kì một ô nào trong trang tính để chọn ô.Khi bạn chọn ô bất kì, nó trở thành ô hiện hoạt. Như được mô tả trước đây, nó trở nên được viền khung đen. Đầu đề cho cột và hàng trong đó ô được định vị cũng được tô sáng. Ô là nơi dữ liệu được đưa vàoBạn có thể nhập dữ liệu bất cứ khi nào bạn muốn bằng cách bấm vào bất kì một ô nào trong trang tính để chọn ô.Thí dụ, nếu bạn chọn một ô trong cột C trên hàng 5, như cho thấy trên hình ảnh bên phải: Cột C được tô sáng.Hàng 5 được tô sáng. Ô là nơi dữ liệu được đưa vàoBạn có thể nhập dữ liệu bất cứ khi nào bạn muốn bằng cách bấm vào bất kì một ô nào trong trang tính để chọn ô.Thí dụ, nếu bạn chọn một ô trong cột C trên hàng 5, như cho thấy trên hình ảnh bên phải: Ô hiện hoạt, C5 trong trường hợp này, được viền. Và tên của nó, cũng được gọi là tham chiếu ô—được hiện trong Hộp Tên trong góc trái bên trên của trang tính. Ô là nơi dữ liệu được đưa vàoÔ được viền, đề mục hàng và cột được tô sáng, và sự xuất hiện của tham chiếu ô trong Hộp Tên khiến bạn dễ dàng nhận thấy C5 là ô hiện hoạt.Những chỉ báo này không thực sự quan trọng khi bạn ở ngay đỉnh của trang tính trong những ô đầu tiên.Nhưng khi bạn làm việc với các ô ở tận phía dưới hoặc thật xa đầu trang tính, chúng sẽ thực sự có ích cho bạn. Gợi ý thực hànhĐổi tên một tab trang tính.Di chuyển từ một trang tính này sang một trang tính khác. Thêm màu vào các tab trang tính.Thêm và xóa bỏ trang tính.Xem xét lại đề mục cột và dùng Hộp Tên. Kiểm tra 1, câu hỏi 1Bạn cần một sổ làm việc mới. Bạn tạo sổ như thế nào? (Chọn một đáp án.)Trong nhóm Ô, bấm Chèn, rồi bấm Chèn Trang tính. Bấm vào Nút Microsoft Office, rồi bấm Mới. Trong cửa sổ Sổ làm việc Mới, bấm Sổ làm việc trống. Trong nhóm Ô, bấm Chèn, rồi bấm Sổ làm việc. Kiểm tra 1, câu hỏi 1: Trả lờiBấm vào Nút Microsoft Office, rồi bấm Mới. Trong cửa sổ Sổ làm việc Mới, bấm Sổ làm việc trống. Kiểm tra 1, câu hỏi 2Hộp Tên cho thấy nội dung của ô hiện đang chọn (hiện hoạt). (Chọn một đáp án.)Đúng.Sai. Kiểm tra 1, câu hỏi 2: Trả lờiSai. Hộp Tên cho bạn biết tham chiếu ô của ô hiện đang chọn (hiện hoạt). Bạn cũng có thể dùng Hộp Tên để chọn một ô, bằng cách gõ tham chiếu ô đó trong hộp tên.Kiểm tra 1, câu hỏi 3Trong một trang tính mới, bạn phải bắt đầu gõ trong ô A1. (Chọn một đáp án.)Đúng.Sai. Kiểm tra 1, câu hỏi 3: Trả lờiSai. Bạn tự do dịch chuyển và gõ ở bất cứ đâu bạn muốn. Bấm vào một ô bất kì và bắt đầu gõ. Nhưng đừng bắt người đọc cuộn trang để nhìn thấy dữ liệu mà chúng cũng có thể bắt đầu ngay trong ô A1 hoặc A2.Bài 2Nhập dữ liệuNhập dữ liệuBạn có thể dùng Excel để nhập mọi loại dữ liệu, chuyên môn hoặc cá nhân. Bạn có thể nhập hai loại dữ liệu cơ bản vào các ô của trang tính: số và văn bản.Bạn có thể dùng Excel để lập ngân sách, làm việc với thuế, sổ điểm hoặc sổ điểm danh sinh viên, liệt kê sản phẩm đã bán. Thậm chí bạn có thể ghi bài tập hàng ngày, theo dõi việc giảm cân hoặc chi phí sửa chữa nhà cửa của bạn. Những khả năng là vô hạn.Bây giờ chúng ta hãy đi sâu vào nhập dữ liệu.Sổ điểm Sinh viênBáo cáo Bán hàngChi phí kì nghỉHãy ân cần với bạn đọc: bắt đầu với tiêu đề cộtKhi bạn nhập dữ liệu, một ý tưởng tốt là bắt đầu nhập tiêu đề ở đỉnh ở mỗi cột.Bằng cách này, bất cứ ai dùng chung bảng tính của bạn có thể hiểu dữ liệu có nghĩa gì (và bản thân bạn có thể hiểu về sau). Bạn cũng sẽ thường xuyên muốn nhập tiêu đề hàng.Hãy ân cần với bạn đọc: bắt đầu với tiêu đề cộtTrang tính trong hình ảnh cho thấy xu hướng thực tế và kì vọng trong nhiều năm. Nó dùng tiêu đề cột và hàng: Tiêu đề cột là các năm, nằm ngang trên đỉnh của trang tính.Tiêu đề hàng nằm dọc theo cạnh trái, là tên các công ty. Bắt đầu gõGiả sử bạn đang tạo một danh sách tên những người bán hàng. Danh sách cũng chứa ngày tháng bán hàng và số lượng bán trong ngày. Do vậy, bạn sẽ cần những tiêu đề cột như thế này: Tên, Ngày tháng và Số lượng. Bắt đầu gõGiả sử bạn đang tạo một danh sách tên những người bán hàng. Danh sách cũng chứa ngày tháng bán hàng và số lượng bán trong ngày. Gõ Tên trên ô A1 và nhấn TAB. Rồi gõ Ngày tháng trong ô B1, nhấn TAB, và gõ Số lượng trong ô C1.Hình ảnh trên minh hoạ qui trình gõ thông tin và di chuyển từ ô này đến ô kia: TênNgày thángSố lượngBắt đầu gõGiả sử bạn đang tạo một danh sách tên những người bán hàng. Danh sách cũng chứa ngày tháng bán hàng và số lượng bán trong ngày. Sau khi gõ các tiêu đề cột, bấm vào ô A2 để bắt đầu gõ tên những người bán hàng. Trước tiên gõ tên , rồi nhấn ENTER để di chuyển lựa chọn xuống phía dưới cột một ô để đến ô A3. Sau đó gõ tên tiếp theo, v.v… Hình ảnh trên minh hoạ qui trình gõ thông tin và di chuyển từ ô này đến ô kia: TênNgày thángSố lượngBuchananSuyamaPeacockNhập ngày tháng và thời gianExcel căn chỉnh văn bản theo cạnh trái của ô, nhưng nó căn chỉnh ngày tháng theo cạnh phải của ô. Để nhập ngày tháng trong cột B, cột Ngày tháng, bạn phải dùng một dấu sổ hoặc một gạch nối để tách các phần: 16/07/2009 hoặc 16-Tháng Bảy-2009. Excel sẽ nhận biết ngay là ngày tháng. TênNgày thángSố lượngBuchananSuyamaPeacock03/05/200905/06/200905/05/2009Nhập sốExcel căn chỉnh số theo cạnh phải của ô. TênNgày thángSố lượngBuchananSuyamaPeacock05/03/200906/05/200905/05/2009550063004180Để nhập phân số, để một dấu cách giữa phần nguyên và phần phân số. Thí dụ, 1 1/8. Để nhập chỉ một phân số, nhập một số 0 trước, thí dụ, 0 1/4. Nếu bạn nhập 1/4 mà không có số 0, Excel sẽ diễn giải một số như ngày 4, Tháng Giêng Nếu bạn gõ (100) để chỉ ra một số âm bằng ngoặc đơn, Excel sẽ hiển thị số như là -100. Nhập sốNhững số khác và cách nhập chúngGợi ý thực hànhNhập dữ liệu dùng TAB và ENTER.Sửa lỗi khi bạn nhập.Nhập ngày tháng và thời gian.Nhập số. Kiểm tra 2, câu hỏi 1Nhấn ENTER di chuyển lựa chọn một ô sang phải. (Chọn một đáp án.)Đúng.Sai. Kiểm tra 2, câu hỏi 1: Trả lờiSai. Nhấn ENTER di chuyển lựa chọn xuống dưới. Nhấn TAB di chuyển lựa chọn sang phải. Kiểm tra 2, câu hỏi 2Trường hợp nào sau đây Excel sẽ nhận biết như là ngày tháng? (Chọn một đáp án.)6 Tháng 2 1947. 2,6,47.2- 2-47. Kiểm tra 2, câu hỏi 2: Trả lời2-2-47.Bạn dùng dấu xổ hoặc gạch nối để tách các phần của ngày tháng.Bài 3Sửa dữ liệu và xem lại trang tínhSửa dữ liệu và xem lại trang tínhMọi người đều mắc lỗi. Ngay cả khi dữ liệu bạn đã nhập đúng, có thể cần cập nhật sau này.Đôi khi, toàn bộ trang tính cần thay đổi. Giả sử bạn cần thêm một cột dữ liệu khác, chính giữa trang tính của bạn. Hoặc giả sử bạn liệt kê nhân viên mỗi người một dòng, theo thứ tự bảng chữ cái—bạn sẽ làm gì khi bạn thuê một người nào đó mới?Bạn sẽ học cách sửa dữ liệu, thêm và xoá bỏ cột và hàng của trang tính trong bài này, rất dễ dàng.Chèn CộtSửa Dữ liệuChèn Hàng13256123456Sửa dữ liệuGiả sử bạn có ý nhập 5400 vào ô A2, nhưng bạn đã nhập 4500 do lỗi. Một khi bạn mắc lỗi, có hai cách để sửa nó. Bấm đúp vào ô để sửa dữ liệu trong đó.Hoặc, sau khi bấm vào ô, hãy sửa dữ liệu trong Thanh Công thức.Sau khi bạn chọn ô theo một trong hai phương pháp trên, trang tính hiển thị Soạn trong thanh trạng thái ở góc dưới bên trái.2007200820094500Soạn450027003900Sửa dữ liệuSự khác biệt giữa hai phương pháp là gì?Đây là cách bạn có thể thực hiện thay đổi ở một trong hai chỗ:Xoá bỏ những chữ cái hoặc số bằng cách nhấn BACKSPACE hoặc bằng cách chọn chúng rồi nhấn DELETE.Sửa chữ hoặc số bằng cách chọn chúng rồi gõ cái gì đó khác.Tùy thuộc sự thuận tiện của bạn. Bạn có thể thấy dễ dàng làm việc hơn với Thanh Công thức hoặc bản thân ô. 2007200820094500Soạn450027003900Sửa dữ liệuĐây là cách bạn có thể thực hiện thay đổi ở một trong hai chỗ:Chèn những chữ cái mới hoặc số vào trong dữ liệu của ô bằng cách định vị con chạy và gõ.Sự khác biệt giữa hai phương pháp là gì?Tùy thuộc sự thuận tiện của bạn. Bạn có thể thấy dễ dàng làm việc hơn với Thanh Công thức hoặc bản thân ô.2007200820094500Soạn450027003900Sửa dữ liệuBất kể bạn làm gì, khi bạn đã đến cuối, nhớ nhấn ENTER hoặc TAB sao cho những thay đổi của bạn ở lại trong ô.Sự khác biệt giữa hai phương pháp là gì?Tùy thuộc sự thuận tiện của bạn. Bạn có thể thấy dễ dàng làm việc hơn với Thanh Công thức hoặc bản thân ô.2007200820095400Soạn540027003900Loại bỏ định dạng dữ liệuThật ngạc nhiên! Một người nào đó dùng trang tính của bạn, đã điền một vài dữ liệu, và đã làm số trong ô B6 đậm và đỏ để nêu rõ 2008 là dung lượng thấp nhất.Nhưng dung lượng này đã thay đổi. Bạn muốn cứu chữa tình huống này.NhàXoá Định dạngABABAB20072008200720082007200854005400540027004000Xoá Tất cả Loại bỏ định dạng dữ liệuSố liệu gốc đã được định dạng đậm và đỏ.Do vậy bạn xoá số đó. Bạn nhập một số mới. Nhưng nó vẫn đậm và đỏ! Tại sao vậy?Như hình ảnh cho thấy:NhàXoá Định dạngABABAB20072008200720082007200854005400540027004000Thật ngạc nhiên! Một người nào đó dùng trang tính của bạn, đã điền một vài dữ liệu, và đã làm số trong ô B6 đậm và đỏ để nêu rõ 2008 là dung lượng thấp nhất.Xoá Tất cả Loại bỏ định dạng dữ liệuĐó chính là do bản thân ô được định dạng, chứ không phải dữ liệu trong ô.Do vậy khi bạn xóa bỏ dữ liệu có định dạng đặc biệt, bạn cũng cần xóa bỏ định dạng từ ô đó. Cho tới khi bạn xóa định dạng, mọi dữ liệu bạn nhập vào ô đó sẽ vẫn có định dạng đặc biệt.NhàXoá Định dạngABABAB20072008200720082007200854005400540027004000Xoá Tất cả Loại bỏ định dạng dữ liệuĐây là cách loại bỏ định dạng. Bấm vào ô, rồi trên tab Trang đầu, trong nhóm Soạn thảo, bấm mũi tên trên nút XoáBấm Xoá Định dạng, điều này sẽ loại bỏ định dạng khỏi ô. Hoặc bạn có thể bấm Xoá Tất cả để loại bỏ cả dữ liệu và định dạng cùng một lúc.Trang đầuXoá Định dạngABABAB20072008200720082007200854005400540027004000Xoá Tất cả Chèn một cột hoặc hàngSau khi nhập dữ liệu, bạn có thể nhận thấy bạn cần thêm cột hoặc hàng để giữ các thông tin bổ sung. Bạn có cần làm lại từ đầu không? Dĩ nhiên không. Để chèn một cột đơn lẻ:Bấm vào ô bất kì trong cột ngay bên phải nơi bạn muốn cột mới xuất hiện.Trên tab Trang đầu, trong nhóm Ô, bấm mũi tên trên nút Chèn. Trên menu thả xuống, bấm Chèn Cột Trang tính. Một cột trống mới được chèn vào.ChènChèn Ô…Chèn Hàng Trang tínhChèn Cột Trang tínhChèn Trang tínhChèn một cột hoặc hàngSau khi nhập dữ liệu, bạn có thể nhận thấy bạn cần thêm cột hoặc hàng để giữ các thông tin bổ sung. Bạn có cần làm lại từ đầu không? Dĩ nhiên không. Để chèn một hàng đơn lẻ:Bấm vào ô bất kì trong hàng ngay bên dưới nơi bạn muốn hàng mới xuất hiện. Trong nhóm Ô, bấm mũi tên trên nút Chèn. Trên menu thả xuống, bấm Chèn Hàng Trang tính. Một hàng trống mới được chèn vào.ChènChèn Ô…Chèn Hàng Trang tínhChèn Cột Trang tínhChèn Trang tínhGợi ý thực hànhSửa dữ liệu.Xóa bỏ định dạng khỏi một ô.Làm việc trong chế độ Soạn thảo.Chèn và xóa bỏ cột và hàng.Kiểm tra 3, câu hỏi 1Bạn làm gì trước tiên để xóa bỏ định dạng trong một ô? (Chọn một đáp án.)Xóa bỏ nội dung của ô. Bấm vào Định dạng trong nhóm Ô trên tab Trang đầu. Bấm Xóa trong nhóm Soạn thảo trên tab Trang đầu. Kiểm tra 3, câu hỏi 1: Trả lờiBấm Xóa trong nhóm Soạn thảo trên tab Trang đầu. Sau đó bấm Xóa Định dạng. Kiểm tra 3, câu hỏi 2Để thêm một cột, bấm vào một ô trong cột về phía phải của nơi bạn muốn cột mới xuất hiện. (Chọn một đáp án.)Đúng.Sai.Kiểm tra 3, câu hỏi 2: Trả lờiĐúng.Khi đó trên tab Trang đầu, trong nhóm Ô, bấm vào mũi tên trên nút Chèn, và bấm Chèn Cột Trang tính để chèn một cột.Kiểm tra 3, câu hỏi 3Để thêm một hàng mới, bấm vào một ô ngay bên trên nơi bạn muốn hàng mới xuất hiện. (Chọn một đáp án.)Đúng.Sai.Kiểm tra 3, câu hỏi 3: Trả lờiSai. Thay vì thế, bạn bấm vào ô bất kì trong hàng ngay bên dưới nơi bạn muốn hàng mới xuất hiện.DÙNG KHUÔN MẪU NÀYXem ngăn ghi chú hoặc xem toàn bộ trang ghi chú (tab Xem) để có trợ giúp chi tiết về khuôn mẫu này.

Danh sách file (1 files)